Le-ti obsegajo e-pošto, raznovrstne dokumente (doc, pdf, itd), audio/video, slike, skenirane dokumente, telefakse, skratka vse, kar ni moč definirati z obrazci, pri katerih so vnosi jasno definirani in omejeni. To je naravna posledica dosedanjega dojemanja in obdelave tovrstnih podatkov, ki so večinoma nepregledni in netransparentni. Z novim pristopom sistematizacije vsebin in zmožnostjo iskanja po dokumentih samih je takšen pogled zgolj stvar preteklosti.
IBM Content Manager v8.3 je strežniško-odjemalski sistem upravljanja s vsebinami (strukturiranimi in nestrukturiranimi) na način, ki je varen in visoko organiziran. Odliki te vmesne programske opreme sta prilagodljivost in razširljivost, namenjena pa je popolni integraciji vseh vhodno/izhodnih aplikacijskih in infrastrukturnih točk, torej povsod, kjer poteka sprejem, zajem ali ustvarjanje poslovno relevantnih vsebin, vse skupaj pa centralizirano hrani na eni ali večih fizičnih lokacijah, s čimer znižuje stroške in povečuje nadzor nad hranjenjem.
S pomočjo širokega nabora modularnih dodatkov in razširitev je moč celoten sistem prikrojiti natanko tistemu, kar se od njega zahteva. Na ta način omogoča neverjetno stopnjo transparentnosti celotne dokumentacije podjetja, s hranjenjem večih različic posameznih dokumentov pa omogoča tudi sledenje in overjanje sprememb. Sistem se drži nastavljenih pravil o času hranjenja in lokaciji posameznih vrst dokumentov, kar prinaša skladnost tam, kjer zakonodaja to predpisuje (digitalno arhiviranje z modulom Records Manager).
Z moduli CommonStore je možno samodejno arhiviranje e-pošte uporabnikov (v celoti ali le priponk), in sicer skupaj z Lotus bazami iz Domina, e-pošte iz MS Exchange-a, pa tudi podatkov iz sistema SAP. Nikakor pa vnos ni omejen le na s podatkovnim modelom predvidene vsebine, saj sistem omogoča vnos vsakovrstnih objektov, tudi pretočnega avdio/video zapisa, kar podpira VideoCharger modul. Vključen je tudi Information Integrator for Content, ki omogoča povezovanje z vsemi podatkovnimi bazami in repozitoriji v podjetju, kar še dodatno približa celovit pristop končnemu uporabniku.
Centralizacija upravljanja in nastavljanja sistema je v ospredju, zato se podatkovni model, pravila shranjevanja, vrsta ali število uporabnikov ustvarja ali spreminja na preprost in hiter način, skozi strežniške nastavitve. Seveda je moč nadzirati dostop in pravice vsakega uporabnika posebej, kar je pa še pomembneje – omogočen je celovit nadzor nad vsebino samo - visoka stopnja varnosti.
Dostopnost podatkov in odzivnost zagotavlja sistem z dodajanjem metapodatkov dokumentom, kar omogoča indeksiranje in učinkovito iskanje po zbirkah dokumentov, tudi po vsebini besedilnih dokumentov samih. Nadalje je mogoče kombinirati vnešene podatke z že obstoječimi dokumenti in tudi s tabelami v podatkovnih bazah. Kot neposredni repozitorij objektov je v uporabi spletna aplikacija, metapodatke pa hrani v podatkovni bazi, pri kateri sta na izbiro DB2 ali Oracle. Podprti protokoli so: HTTP, SOAP, FTP, RTSP, JDBC, ODMA, LDAP in SQL. Standardni API-ji (C++, Java, .NET) in spletni servisi (Web Services, XML) prinašajo širino in hitrost pri integraciji in razvoju kakršnekoli na Content Manager sistemu temelječe aplikacije, poleg namiznega pa je priložen tudi spletni odjemalec, s katerim zadošča uporabniku le spletna povezava in brskalnik, brez izgube kakršne koli funkcije ali varnosti namiznega odjemalca. Tako lahko dostopa in obdeluje vse potrebne vsebine, kjer koli se že nahaja, kar je poglavitna prednost v primerjavi s tradicionalnim delom zgolj z e-pošto.
Poznavanje lastnih podatkov, potreb, vseh poglavitnih delovnih procesov in pomena posameznih elementov je ključnega pomena, saj je le tako moč opredeliti učinkovit podatkovni model s pravili, odnosi in vlogami sleherne vrste dokumenta, ki vstopa v sistem. Naslednji korak je sledenje delovnemu toku, kar prinaša izboljšanje sodelovanja med zaposlenimi in pospešuje komunikacije, česar rezultat je učinkovitejši delovni proces. Le-tega preprosto začrtamo v grafičnem orodju za ustvarjanje delovnih procesov.
Migriranje podatkov je rešeno na način določanja politike hrambe, saj se do neaktivnih dokumentov po zaključenem delovnem procesu redkeje dostopa in zato lahko preidejo na počasnejše, cenejše medije, npr.: optični disk ali magnetni trak, s katerima je sposoben upravljati IBM Tivoli Storage Manager Extended Edition, ki je tudi priložen sistemu IBM Content Manager, služi pa lahko, s pomočjo Records Manager-ja tudi kot digitalni arhiv. Nenazadnje prinaša sistem realno možnost upravljanja z dokumenti brez uporabe papirja, modul OnDemand pa podpira avtomatiziran zajem velikega števila dokumentov (npr. elektronskih računov) in tudi upravljanje s poročanjem, kar omogoča, denimo spletni vpogled strank v posamezne primerke e-računov, položnic, ipd. Skratka celotno zgodovino poslovanja.
Na izbiro sta različici Standard in Enterprise, prva je namenjena malim in srednje velikim, druga pa velikim podjetjem.
Licenciranje:
Obe se licencirata na podlagi števila uporabnikov.
Platforme, integracija:
IBM AIX, Microsoft Windows 2000/2003, Red Hat Enterprise Linux, SUSE LINUX Enterprise Server, Sun Solaris. Slovenski jezik je podprt, tako po vsebini kot tudi v uporabniškem vmesniku.
Datoteke/priloge:
IBM DB2 Content Manager Enterprise Edition V8
Video
